システム化すべき業務の見つけ方と優先順位の付け方

システム導入を目的にするのではなく、誰が、どの情報を受け取り、何を判断し、どこへ入力しているかを書き出します。作業時間だけでなく、待ち時間、確認回数、差し戻し、転記先も記録すると問題の発生箇所が見えやすくなります。

決められた手順を何度も繰り返す業務や、同じ情報を複数の場所へ入力する業務は、システム化の効果が出やすい候補です。担当者の経験による判断が重要な部分は残し、情報収集や転記を仕組み化します。

候補業務を、削減できる作業量、ミス防止の重要度、利用者数、データの整理状況、他業務への影響で比較します。効果が高く、ルールが明確で、関係者が限定されている業務は最初の導入対象に向いています。

第一段階では、入力、検索、進捗確認など中核となる機能へ絞ります。実際に使う担当者から意見を集め、必要性が確認できた機能を追加すると、使われない機能への投資を抑えられます。