ムダを見つける
二重入力、転記、確認待ち、手集計など、時間とミスが集中する工程を特定します。
BUSINESS EFFICIENCY SYSTEM
日々の手作業を、
続けられる仕組みへ。
Excel、紙、転記、手集計、担当者依存。現場の具体的な作業から、システム化すべき業務を整理します。
業務の可視化転記・集計の削減進捗・情報共有
AT A GLANCE
手作業を見つけ、仕組みに変える。
抽象的なDXではなく、毎日の入力・転記・確認・集計を見直し、効果の高い部分からシステム化します。
流れをシンプルに
一度入力した情報を共有・検索・集計に使い、同じ作業を繰り返さない流れへ整えます。
状況を共有する
担当、期限、進捗、顧客、在庫を共通画面で確認できる状態をつくります。
CHALLENGES
このような課題はありませんか？
- 01
同じ内容をExcel、紙、別システムへ何度も入力している
- 02
複数のファイルやメールから情報を集めて手作業で集計している
- 03
進捗状況が担当者へ確認しないと分からない
- 04
顧客情報や在庫情報が部署・担当者ごとに分散している
- 05
特定の担当者しか手順を理解しておらず、引き継ぎが難しい
- 06
DXを進めたいが、どの業務から着手すべきか判断できない
SOLUTION
抽象的なDXではなく、実際の作業から改善対象を決めます。
業務効率化では、最初にシステムを選ぶのではなく、情報が発生してから処理が完了するまでの流れを確認します。入力、転記、確認、集計、承認のどこに時間とミスが集中しているかを整理します。
Optimsでは、効果と導入負担を比較し、優先度の高い業務からシステム化します。人の判断が必要な工程は残し、定型作業や情報共有を仕組み化することで、現場で継続して使える改善を目指します。
HOW TO FIND
システム化すべき業務を見つける3つの視点
01
頻度
毎日・毎週繰り返し、担当者の時間を継続的に使っている作業。
02
重複
同じ情報を複数回入力し、転記や照合が発生している作業。
03
属人性
手順や判断材料が共有されず、特定担当者へ依存している作業。
FEATURES
システムの特徴
情報を一か所へ集約
顧客、在庫、案件、進捗など、業務に必要な情報を共通の場所で確認できるようにします。
転記・集計を削減
一度入力したデータを検索、集計、帳票へ活用し、同じ情報の二重入力を減らします。
進捗と担当を可視化
作業状況、期限、担当者を共有し、確認のための連絡や対応漏れを減らします。
段階的な改善
既存Excelをすぐに廃止せず、効果の高い業務から移行して運用負担を抑えます。
FUNCTIONS
業務効率化につながる機能例
機能ありきではなく、削減したい作業と必要な判断を整理して実装範囲を決めます。
顧客・案件情報の共有
在庫・入出庫の一元管理
進捗・ステータス管理
タスク・期限・担当者管理
申請・承認フロー
入力内容の自動集計
帳票・PDF・CSV出力
条件検索・絞り込み
通知・対応漏れ防止
権限・操作範囲設定
既存Excelデータ移行
外部サービス・API連携
PROCESS
導入・開発の流れ
- 01
業務ヒアリング
現場の作業、使用ファイル、確認先、所要時間を把握します。
- 02
課題・優先度整理
頻度、重複、ミス、属人性から改善効果を比較します。
- 03
仕組みの設計
新しい業務フローと必要な画面・データを設計します。
- 04
小規模導入
優先業務から導入し、実際の利用方法を確認します。
- 05
定着・改善
利用状況を踏まえて運用と機能を継続的に改善します。
CASE STUDY
顧客管理業務の標準化
担当者に依存していた顧客情報を共有し、既存の業務フローを大きく変えずに手作業をシステムへ置き換えた事例を掲載しています。
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FAQ
よくある質問
どの業務をシステム化すべきか分からなくても相談できますか？
可能です。日常業務を確認し、頻度、転記、待ち時間、ミス、属人性の観点から優先順位を整理します。
Excelをすべて廃止する必要がありますか？
必要ありません。Excelが適している作業は残し、共有や履歴管理が必要な部分だけをシステム化することもできます。
小規模な業務から始められますか？
可能です。対象業務と利用者を限定して導入し、効果を確認しながら段階的に広げられます。
既存システムとの連携はできますか？
既存システムの仕様やAPI提供状況を調査し、CSV連携やAPI連携など実現可能な方法をご提案します。